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7 motivos para fazer uma avaliação do parque de impressão


As avaliações de parque de impressão podem trazer diversos benefícios para o seu negócio, especialmente quando se trata de melhorar o rendimento do equipamento do ambiente de trabalho e consequentemente influenciar na produtividade. Impressoras, multifuncionais e scanners são a força vital de suas operações e é provável que você não preste muita atenção em como essas máquinas estão sendo utilizadas. Por isso, saiba de alguns motivos pelos quais vale muito a pena fazer uma avaliação gratuita dos seus equipamentos.

1. Suas impressoras custam mais do que você pensa No mundo dos negócios, a maioria das empresas têm problemas de eficiência devido aos processos ruins de administração e também a utilização errada de suas máquinas de digitalização e impressão. Às vezes uma empresa possui duas impressoras, um aparelho econômico e outro mais dispendioso, porém a localização das máquinas no ambiente de trabalho podem fazer a diferença. Caso o aparelho econômico fique em uma área com poucos funcionários e o mais dispendioso fique justamente no ambiente com maior necessidade de utilizar o parque de impressão, haverá um gasto considerável que poderia ser resolvido com uma simples mudança de localização das impressoras.

2. Talvez você não entenda seu ambiente de impressão atual Em muitas empresas, o gerenciamento de dispositivos de impressão é dividido entre um administrador/gerente e um profissional de TI. Com a divisão de gerenciamento, as desconexões podem ocorrer. Em geral, supõe-se que o outro esteja “cuidando das coisas”, tais como controlar os volumes de impressão. Porém a realidade é que nenhuma pessoa tem controle sobre o ambiente geral de impressão. A maioria das avaliações começa com uma varredura de seus dispositivos de saída de rede, que informa o status e os níveis de fornecimento, as leituras dos medidores, as contagens de páginas e muito mais. Todas as informações úteis para fornecer uma visão abrangente do seu ambiente de impressão, que pode reduzir o peso de seus funcionários para que eles possam se concentrar em coisas mais importantes. As ferramentas de avaliação também podem monitorar alertas de serviço e fornecer relatórios detalhados sobre o histórico de serviços do seu parque de impressão. 3. Você tem vários fornecedores cujos contratos estão em renovação constantemente

Se você tem uma infinidade de prestadores de serviços para o seu parque de impressão, gerenciar esses relacionamentos pode ser como um ato de malabarismo. Se os seus contratos estiverem próximos da renovação no próximo ano, agora é o momento perfeito para avaliar seu ambiente de impressão e formar uma opinião sobre a qualidade demonstrada. Uma avaliação pode ajudar a descobrir possíveis problemas, para que você esteja pronto para tomar uma decisão informada sobre a gestão de seus equipamentos.


4. Sua empresa recentemente cresceu ou reduziu Quando a sua empresa cresce ou contrai, suas necessidades de impressão também irão mudar. As fusões sempre promovem benefícios de economia de custos. Uma avaliação de impressão pode ajudar a tornar essa conversa uma feliz realidade, fornecendo sugestões para uma estratégia de impressão unificada entre as empresas recém-combinadas. A mesma lógica é válida caso seu negócio tenha passado por cortes de pessoal e de tamanho em geral. Considere que você pode estar gastando mais com impressão, sem a menor necessidade. Uma avaliação pode te ajudar a reduzir gastos. 5. Você não sabe como seus documentos em papel são usados Muitas organizações não têm ideia de como os documentos que seus funcionários imprimem estão sendo usados ​​diariamente. Com que frequência os seus funcionários imprimem agendas de reuniões apenas para chegar à sala de reuniões e encontrar uma pilha dos mesmos documentos já impressos? O que acontece com essas páginas? Você precisa até imprimir agendas? A avaliação de seus processos de uso de papel e escolha de impressão pode levar a um uso mais eficiente de seus dispositivos. 6. Você mudou recentemente a maneira como organiza seus arquivos Com o tempo, a maneira como você faz negócios pode mudar, exigindo que você imprima ou digitalize documentos para seus clientes. Enquanto um novo processo pode acelerar a forma como você presta esse atendimento ao cliente, uma avaliação de seus aparelhos de impressão pode confirmar quanto esse novo processo vai pesar em seu orçamento. A melhor prática é fazer uma avaliação de impressão honesta a cada trimestre para permanecer no caminho certo.


7. Sua infraestrutura de impressão não está em sincronia com as necessidades diárias da sua equipe Se suas equipes não estão todas trabalhando em um único local, elas não têm o mesmo acesso à sua frota de impressoras. O que pode funcionar para uma pessoa no escritório, pode não funcionar no campo, fazendo com que os funcionários tenham que resolver o problema com suas próprias mãos para realizar a mesma tarefa de impressão. Garantir que todos tenham acesso aberto aos mesmos tipos de dispositivos de impressão e opções de acabamento para essa apresentação de última hora também protege a qualidade de sua produção, sem mencionar a integridade de sua marca. Uma avaliação de impressão pode identificar como incluir a impressão móvel na sua infraestrutura de impressão. Você pode ter a frota de impressoras, multifuncionais e scanners mais abrangente que pode comprar, mas se não avaliá-las corretamente, não será possível gerenciá-las. Em vez disso, comande seu investimento estrategicamente e pague apenas pelo que você precisa, não pelo que você acha que precisa.


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